Assemblée Générale pour l'année 2012-2013

J'ouvre ce post afin de pouvoir préparer au mieux la prochaine Assemblée Générale qui se déroulera sûrement en juin (comme pour les précédentes années), je vous tiendrai au courant de la date dès que nous l'aurons fixée et vous serez prévenu par courrier comme il se doit.

Ce post à pour but de recueillir vos impressions et surtout vos demandes pour la prochaine AG : de quoi voulez-vous parler, que voulez-vous changer au sein du club, quels projets avez-vous pour l'année prochaine ...

Avec toutes ces informations, nous pourrons préparer au mieux l'AG de manière à répondre à vos questions et attentes sans que cela s'éternise et que l'on puisse se mettre à jouer.

Il est aussi à noter, que cette année, il y aura l'élection des membres du bureau pour les deux années à venir. Je rappelle que les membres votent pour un groupe de personnes qui se répartissent ensuite les postes.

Peux-tu me rappeler : à quelle date la cotisation doit être valide pour voter pour cette AG ?

j'ai des propositions et des idées, je ferai un post pour en parler la semaine prochaine étant un peu préoccupée cette semaine

Cotisation :
pour un personne
jeu de société 20 €
jeu de rôle 20 €
pour les 2 25 ou 30 €

pour les familles
jeu de société 45€
jeu de rôle 45€
pour les 2 entre 55 et 65

Une suggestion :

"Barakajouer de Rambouillet" & "barakajouer de Jouars" sont des associations 'amies' (style marraine et filleule)...Il serait dommage que cela se perde même si la convention "partenariat ' n'a pas été signée entre les 2.

=> Serait il possible de faire une réduction sur les 2 inscriptions potentielles aux 2 clubs pour un joueur désirant se rendre des 2 cotés pour son plaisir et permettre que l'on reste un peu 'liés' ?
Une réduction qui serait effective (en dehors du prix de l'assurance , il s'en va de soi ) Mais qui permettrait à un joueur de pouvoir jouer où il aimerait...

Ce serait surtout pour garder entre nous ce lien et ce partage possible.

PS: pour éviter les confusions. Je vais faire mon possible pour changer le nom de "barakajouer de Jouars Pontchartrain"...avec un peu d'aide, cela devrait pouvoir se faire bientôt ...Pour cela faut que je trouve quelqu'un qui s'y connait en site ...
Ce serait alors : "JouonsAJouars"

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Information

Au FRJP la carte du foyer + assurance restent incontournables et à prix fixe , ne dépendant pas de moi ...
Le cotisation pour la section de l'an prochain augmente à 10 €uros pour l'année, afin de subvenir aux frais internes et ludiques à créer (achats de jeux ou autre ) ...ce qui reste peu, pour jouer 2/3 vendredis par mois sur 12 heures, vous en conviendrez.

par cette augmentation , je demande à 'compenser' par plus de vendredis annuels.
=> C'est d'ailleurs pour cela que nous allons peut être avoir un 3 eme vendredi aussi.
( manquent encore volontaires pour me seconder ^^ )


Si réduction . du coté de Jouars , je pourrais demander +3€ l'an. et non les 10 €...Parce que je trouve qu'il serait Important
que nous gardions entre nous un bon contact et que l'on ne se perdent pas de vue.

....maintenant si ce n'est pas possible...tant pis...il ne sera pas dit que je n'aurais pas tout fait.

boizier a écrit:

Cotisation :
pour un personne
jeu de société 20 €
jeu de rôle 20 €
pour les 2 25 ou 30 €

pour les familles
jeu de société 45€
jeu de rôle 45€
pour les 2 entre 55 et 65

C'est une proposition ou une décision arbitraire?

Pour rappel, la décision de fixer le montant de la cotisation de base à 20€ a été prise pour s'aligner sur la cotisation en vigueur à Jouars, dans le cadre du jumelage. Cela n'a plus vraiment de sens avec le lancement de JouonsAJouars comme entité indépendante (ce qui n'enlève rien aux bénéfices de rester en contact).

Sous réserve de connaître le bilan financier de l'année, on pourrait peut-être considérer de réadopter l'ancien niveau de cotisation (15€)?

Le FRJP est un gros organisme avec des moyens techniques dont beaucoup n'ont pas conscience. Mais cela a un coût minimum de la carte du Foyer + de leur assurance. Ceci ne depend pas de 'moi' responsable de la section.
  Même si je faisais la cotisation à 0€, possible que cela coûte plus cher, quand même à l'année aux adhérents. (même fort probable ).

Les 2 sections sont indépendantes que l'on le veulent ou non.
Le prix ne pourra pas être le même, qu'on le veule ou pas. de plus Quelle importance ?

Chacun doit rester libre de ses choix . Je parle bien sûr de chaque adhérent !

ça fait des semaines que j'annonce ma participation au forum sans me décider à écrire quoi que ce soit, ce soir je me lance



organisation du club


-la question de la nouvelle salle est toujours en suspens, a-t-on des infos, aurons-nous 1 ou 2 salles comme aujourd'hui, la date de transfert a-t-elle été programmée ?

-je ne fais pas partie du bureau mais j'essaie de m'investir un peu dans le club, j'ai l'impression que la concertation est difficile : par exemple autour de l'organisation du Rambolijeux il me semble qu'on avait discuté du fait de s'organiser très en amont de l'événement pour pouvoir communiquer dans les médias locaux ou du moins dans le journal municipal, il se trouve en plus que la disponibilité des membres pour animer n'était pas optimale à la date choisie, 

qu'en est-il de l'objectif de cet événement ? si c'est pour nous faire connaître et/ou reconnaître j'ai comme l'impression qu'on est un peu passé à côté. Serait-il renouvelé, dans quelles conditions, à quelles dates, dans quels lieux, avec quels objectifs ?

Il en est un peu de même avec les 24h du jeu, le choix dans la date s'est fait tardivement, ne fréquentant que très ponctuellement le club  QP1C je n'ai pu faire le lien cette année, ce qui a visiblement provoqué une difficulté de coordination. Les 2 clubs ont (d'après les différents échos que j'en ai eu) eu du mal à cohabiter sur cet événement du coup je ne trouve plus trop judicieux de proposer une "séance commune".

-sans forcément être volontaire, est-il envisageable que le bureau soit composé d'un membre dévoué à la "communication", aux contacts avec les autres clubs (marly, briis, qp1c etc) et avec les médias (journal municipal, médias locaux au besoin), je suis persuadée que cela risque de faire beaucoup pour un membre secrétaire.

- tout cela dépend essentiellement de l'orientation que l'on veut donner au club, désire-t-on s’agrandir ? être reconnu au point de vue de la mairie ? des autres clubs alentours ? ou garder l'axe jeux ado-adultes sans faire de pub excessive (cf les dérapages OVS) pour permettre à chaque membre de s'épanouir au sein d'une entité à taille humaine, de pouvoir jouer dans un calme relatif avec des joueurs intéressés, attentifs et volontaires ?


cotisation et frais


- pour ma part je suis pour une distinction des cotisations pour la nouvelle activité JDR et l'activité traditionnelle de jeux, maintenant les modalités devraient être débattues en AG, je pense que c'est lié au prix de l'assurance pour permettre les activités tous les vendredis et non plus un sur 2.

-pourquoi ne pas réaligner les cotisations comme dans le passé comme le souligne Yves ? quel est le bilan budgétaire de l'année, à part l'investissement dans les nappes, quelles sont les dépenses ?

-il avait été question d'un remboursement des frais de déplacements pour les membres qui s'engageaient comme animateurs dans les événements de clubs amis (briis / marly) je trouve que ce serait mérité et justifié, qu'en est-il ?

Jouons à Jouars

je suis heureuse que l'entité Section Jeux du Foyer Rural de Jouars ait été baptisée d'une manière plus pratique et plus jolie

il est naturel que les 2 clubs gardent des contacts proches, de là à faire des réductions de cotisation pour les inscriptions, j'ai peur que cela n'entraîne qu'embrouilles et confusion mais c'est un point à débattre en AG,
il n'est pas interdit ou compliqué de souscrire 2 inscriptions dans 2 clubs différents, honnêtement les tarifs ne sont pas si élevés (comparés aux inscriptions à des clubs de sport par exemple ou même pour parler du même genre d'activité du club QP1C)

il est effectivement raisonnable qu'un forum/site dédié soit créé car il devient compliqué et "confusant" de partager encore celui-ci

...j'aurais peut-être d'autres commentaires...

Enfin de la discution.

J'ai mis des hypothèses de prix, rien n'est fixé et je ne les fixerai que lors de l'ag
on peut en discuté sur le forum pour aller plus vite lors de l'ag
je suis prêt à la monté ou a descendre la cotisation

Pour la nouvelle salle, théoriquement on devrait avoir 2 salles, mais rien de signé et je ne sais pas à quelle date nous aurons les clefs
nous aurons une armoire pour ranger les jeux

Il y a des sous sur le compte

Une seule suggestion : FAITES SIMPLE !

Suite à la réunion des membres du bureau pour préparer cette AG, il en ressort les points suivants :

- prix de la cotisation pour l'année à venir
nous redescendons le prix de la cotisation à 15 €.
faisons-nous un seul tarif pour jeux de plateau et jeu de rôle ou un tarif double, dans ce cas 15 € pour l'un et un complément de 5 € si on veut faire les deux ?

- modification des statuts 
nous voudrions modifier ou préciser plusieurs points des statuts:
    . la dissociation du président et du trésorier (pour l'instant le président DOIT être trésorier)
    . faut-il limiter le nombre de personnes au bureau ?
    . les types de procurations que l'on accepte : mail, courrier ....
    . le nombre de procuration maximum pour une personne
    . l'âge minimum pour avoir un vote aux AG (pour l'instant c'est une décision prise d'un commun accord mais non inscrite dans le règlement ou les statuts)
    . qui change le règlement, le bureau seul ou alors en accord avec tous les membres du club (cela non plus n'est précisé nul part)

Pour ces différents points de modification de statuts, nous proposons de juste mettre une phrase dans lesdits statuts afin d'annoncer que ces points sont fixés par le règlement. Ceci afin d'avoir plus de liberté de changement pour l'avenir car il faut rappeler que la modification des statuts est payante.
Ex : on pourrait mettre dans les statuts une phrase du type : "Les modalités de vote (procuration, âge minimum...) sont définis par le règlement intérieur de l'association." Et faire un nouveau paragraphe dans le règlement pour y décrire ces modalités.

- les manifestations pour l'année 2013-2014
continuons-nous de proposer des manifestations, si oui lesquelles ? 
continuons-nous d'intervenir dans des manifestations extérieures, si oui lesquelles ?
le bureau peut-il ou doit-il faire des mails collectifs de rappel pour ces manifestations ?
investissons-nous dans l'achat de tee-shirt au logo du club pour nos manifestations ?

Voilà, ces différents points seront à débattre lors de l'AG donc si vous pouviez commencer à avoir des idées et avis dessus cela permettrai de faire au plus vite afin de se mettre le plus tôt possible à jouer.

Je rappelle également qu'il y aura l'élection des membres du bureau pour les deux années à venir. N'hésitez pas à vous présenter pour remplacer le ou les membres qui ne désirent pas se représenter.

Vous pouvez, bien entendu, laisser vos avis et commentaires à la suite de ce post.

les membres du bureau sont élus pour 2 ans, pourquoi ne pas réduire à un an, chaque année le bureau pourrait être renouvelé (ou pas)
cela pourrait aussi faciliter l'engagement de certains, par exemple je serais intéressée par une participation au bureau, mais ne me projette pas à plus longue échéance qu'une année scolaire

Penthesilea a écrit:

les membres du bureau sont élus pour 2 ans, pourquoi ne pas réduire à un an, chaque année le bureau pourrait être renouvelé (ou pas)
cela pourrait aussi faciliter l'engagement de certains, par exemple je serais intéressée par une participation au bureau, mais ne me projette pas à plus longue échéance qu'une année scolaire

Je ne pense pas qu'il y ait besoin de changer les statuts et/ou le règlement intérieur pour ça. Quand un membre du bureau quitte une association on procède simplement à une nouvelle élection lors d'une AG (ordinaire ou extraordinaire selon la date).

Il ne faut pas que ce soit un frein à la bonne volonté.

Lilye a écrit:

Suite à la réunion des membres du bureau pour préparer cette AG, il en ressort les points suivants :

- prix de la cotisation pour l'année à venir
nous redescendons le prix de la cotisation à 15 €.
faisons-nous un seul tarif pour jeux de plateau et jeu de rôle ou un tarif double, dans ce cas 15 € pour l'un et un complément de 5 € si on veut faire les deux ?

Pour les cotisations, c' est plus raisonnable.
Comme on vient toujours à 2 et qu' on viendra probablement aux JdR, la 1ere proposition était un peu chère à mon avis

Bilan de cette AG.

Elle a commencée à 20h37 avec une présence de 12 membres, deux autres membres sont arrivés en cours de réunion.

Énoncé du bilan moral et du bilan financier de l'année 2013-2013 par le président.

Vote pour savoir si il y a remboursement des frais kilométriques lors de déplacement pour animer aux manifestations amies ; 11 contre et 1 abstention.

Bilan des manifestations de l'année passée.

Salle pour l'année prochaine : pour l'instant pas de date de déménagement mais nous sommes sûr d'avoir une salle toutes les semaines à compter du déménagement.

Décision de la cotisation pour les années à venir :
- redescendre la cotisation à 15 € l'année : vote = oui à l'unanimité
- formule une personne à 15 € et formule famille à 35 € : vote = 2 abstentions et 12 oui
- un seul tarif que l'on joue soit aux jeux de rôle soit aux jeux de plateau ou que l'on fasse les deux : vote = 2 abstentions et 12 oui.

Il a été demandé si l'on pouvait autoriser des personnes de passage ou des membres d'autres clubs à venir participer à plus de deux de nos soirées sans pour autant s'inscrire et sans abuser de ce droit, bien entendu. vote = 9 oui et 5 abstentions.

Pratiquera-t-on une réduction de prix pour les personnes voulant s'inscrire à Jouars et à Rambouillet ? vote = 4 abstentions et 10 contre.

Modification des statuts :
- dissociation des postes de président et de trésorier. vote = oui à l'unanimité.
- modalités de vote : écrire dans les statuts qu'elles sont définies dans le règlement. vote = 1 abstention et 13 oui.
- un vote sur la limite du nombre de membres du bureau a été réalisé (9 oui, 2 contre et 3 abstentions) mais ne sachant où fixer cette limite, il a été décidé qu'elle se ferait d'elle même par le vote du nouveau bureau.
- vote du nouveau bureau : le faire par vote individuel de chaque personne se présentant. vote = oui à l'unanimité.
- le bureau peut effectuer des modifications du règlement sans avoir faire valider lesdites modifications en assemblée générale. vote = 10 oui, 2 abstentions et 2 contre.
Nous allons donc procéder à ces modifications et feront une assemblée générale extraordinaire à la rentrée pour les faire valider.

Nous avons consultés les membres présents pour savoir à quelles manifestations ils veulent participer pour l'année à venir.
Rambolijeux : 8 abstentions, 6 oui.
24h de jeu : 10 oui, 3 abstentions, 1 contre.
Forum des associations de Rambouillet (14/09) : 13 oui, 1 abstention.
Fête de quartier du Groussay (7-8/09) : 12 abstentions, 2 contre.
Marly (novembre) : 11 oui, 3 abstentions.
Marly Jeu Veux Jouer : 11 oui, 3 abstentions.
Par un vote, il a été décidé que le bureau choisissait les manifestations auxquelles le club participerai :  oui à l'unanimité.

Le bureau fera faire des t-shirts au logo de l'association qui seront mis à disposition pour les personnes animant aux différentes manifestations. Il sera possible pour les membres du club d'en acheter. Il leur suffira d'en faire la demande auprès du bureau. vote : oui unanime.

Mail d'infos. Il a été voté à l'unanimité que le bureau pourra faire par mails des rappels pour les différentes manifestations auxquelles l'association participe. Une case autorisant ou non ces mails sera présente sur la feuille d'inscription.

Enfin.
Vote du nouveau bureau. Se sont présentés : Charles, Thomas, Sylvain, Yves, Aurélie et Céline. Tous ont été élus. Le nouveau bureau se présente donc de 6 membres.

Décompte des différents votes :
Charles : oui unanime
Thomas : 9 oui, 4 abstentions, 1 contre
Sylvain : 13 oui, 1 abstention
Yves : 13 oui, 1 abstention
Céline : 12 oui, 2 abstentions
Aurélie : 13 oui, 1 abstention.

Fin de l'assemblée générale du 21 juin 2013.

J' ai pas loupé grand chose dans le sens où tous les points traités et tous les votes correspondent bien à ce que j' aurai choisi. Si c' est pas clair ... moi,  tout pareil !!!
Voilà, voilà .
Sinon, peut-on connaitre les rôle de chacun des membres du bureau ?

Et bonnes vacances à tous !

Arnaud&Axel a écrit:

peut-on connaitre les rôle de chacun des membres du bureau ?

Pour ce qui est des rôles officiels :
Thomas - Président
Aurélie - Secrétaire
Yves - Trésorier

Nous nous sommes également réparti les différentes tâches en fonction des sensibilités de chacun (accueil des nouveaux, organisation des événements, communication, gestion du forum...).

artless a écrit:

Arnaud&Axel a écrit:

peut-on connaitre les rôle de chacun des membres du bureau ?

Pour ce qui est des rôles officiels :
Thomas - Président
Aurélie - Secrétaire
Yves - Trésorier

Nous nous sommes également réparti les différentes tâches en fonction des sensibilités de chacun (accueil des nouveaux, organisation des événements, communication, gestion du forum...).

Ta nouvelle photo de profil a-t-elle un rapport avec ta nouvelle fonction?

kikokuki a écrit:

Ta nouvelle photo de profil a-t-elle un rapport avec ta nouvelle fonction?

Va savoir !

M'a-t-on enlevé l'administration de ce site ?

Tuska a écrit:

M'a-t-on enlevé l'administration de ce site ?

En effet, j'ai fait un grand ménage dans le forum et dans les droits utilisateurs pour tout remettre en cohérence.