Préparation, Idées et Organisation du TELETHON

Afin de récolter les meilleures idées, de s'organiser au mieux en vue de l'évènement.
Vous pouvez indiquer vos suggestions pour le TELETHON 2009.

10 ou 15 centimes d'euro les gâteaux
Des petites mises sur le Formule D et sur le Speed

Je vais y réfléchir aujourd'hui pour d'autres tites choses

Gwadanico a écrit:

10 ou 15 centimes d'euro les gâteaux

je suis volontaire pour cuisiner, je transmettrai la liste de mes spécialités pâtissières à la demande...j'apporterai échantillons pour la prochaine réunion

Penthesilea a écrit:

...j'apporterai des échantillons pour la prochaine réunion

Oui, à Barak'à jouer, on étudie très sérieusement les dossiers : donc, apporte BEAUCOUP d'échantillons !

Vraiment beaucoup...

(pourquoi le système fait-il figurer 2 fois un même message ? Ca m'oblige à en remettre une couche... Pardon !)

Je tiens à remercier toutes les personnes qui ont répondues présentes pour aider la Barak'à Jouer à participer au Téléthon.
Commençons donc par ces volontaires et s'il y a des erreurs, prévenez moi et je mettrais à jour

Les volontaires :

• Présents le 5 décembre pour animer la journée :
  
  
  • Fred
    
  • Thomas
    
  • Mylène
    
  • Aurélie
    
  • Céline
    
  • Morgan
    
  • Jenny
    
  • Xavier
    
  • Sébastien
    
  
  
• Prêts à s'investir pour le Téléthon mais pas surs d'être là le 5 décembre :
  
  
  • Charles
    
  • Sonia
    
  • Jeroen
    
  • Yves
    
  • Brigitte
    
  • Nico
    
  • Killian
    
  • Mathilde
    
  • Joan
    
  
  

Le programme :

Nous allons demander à la médiathèque Floryan le prêt de sa "salle de spectacle" étant donné que cette année ils ne font pas le Bédéthon, dans le cas échéant, la mairie devrait pouvoir nous prêter une salle près du parc du château, dans le pire des cas il nous reste toujours notre local (quoiqu'il y a peut-être "Question pour un Champion")
Dans cette salle nous proposerons des jeux de plateau et de cartes, de la vente de gâteaux et de boissons. Pour gérer la chose, et rapporter des sousous au Téléthon, nous avons pensé à un système de jetons/tickets où par exemple les personnes pourraient acheter : 1€ les 2 jetons, 2€ les 5, 5€ les 15, (10€ les 40).
Ensuite les personnes pourraient les dépenser de telle manière (ceci n'est qu'un exemple et tous ensemble on va mettre ça en place) :

• 1 jeton
  = un verre de soda
  = une part de gâteau
  = Jeu d'environ 5 minutes [i](exemple : Speed en cinq manches)
  
  
• 2 jetons = Jeu d'environ 10 à 15 minutes
  
  
• 3 jetons = Jeu d'environ 15 à 30 minutes
  
  
• 4 jetons = Jeu allant d'une demi-heure à une heure
  
  
• 5 jetons = Jeu de plus d'une heure
  

Parallèlement à cette salle nous allons mettre en place une Chasse aux Trésors/Course d'orientation qui démarrera à 14h sur la Place Félix Faure et se terminera entre 15h et 15h30 à la médiathèque. Alors nous ferons le remise des prix, sauf si notre animation intéresse beaucoup de monde, alors peut-être pourra-t-on relancer la chose à 15h et nous ferons alors la remise des prix à 16h30. Cela "obligerait" les premières équipes à attendre une heure dans la Salle des Jeux, donc à voir.
Les équipes au cours de leur balades devront retrouver les indices/énigmes dans le parc et dans le centre ville de Rambouillet mais elles devront aussi se rencontrer à certains endroit pour des Défis Jeux (Tournois de speed, Molkkÿ à 20 points, ou autres)
Et nous offrirons ensuite un lot (Time's up ou Jungle Speed) à l'équipe vainqueur.

Spoiler:

Donc voilà pour ce qui a été réfléchi jusqu'à présent, nous n'attendons plus que vos avis, vos améliorations, vos critiques, etvotre motivation

Tu peux me rajouter dans la liste, je devrais être là sauf imprévues.

Explique moi la présence du spoiler, je parie pour une private joke pour laquelle je ne suis pas encore affranchie...mais ça viendra peut-être

Penthesilea a écrit:

Explique moi la présence du spoiler, je parie pour une private joke pour laquelle je ne suis pas encore affranchie...mais ça viendra peut-être

Le spoiler n'est qu'une prévision de météo france qui nous dit qu'il devrait faire beau début décembre et que par conséquent nous pourrons sans doute faire la chasse aux trésors/cours d'orientation.
Pas de Private Joke là-dedans ( et pas vraiment de spoiler non plus, mais j'adore ce petit encadré ^^ )

...
Pour l'instant ça s'annonce mal au niveau des salles.
La médiathèque est déjà prise pour un Harry Potter Téléthon.
La Salle de la Guirlande de Julie à la Sente de la Corne qui nous était proposée par la mairie est disponible mais la dame cahrgée de la réservation des salles m'a expliqué qu'elle servait aux réunions et qu'elle était vraiment petite (visiblement elle peut accueillir une vingtaine de personne assises mais je ne sais si c'est avec ou sans table)
Nous avons abandonné l'idée du Bar le Cinq : comme nous voulons aussi faire de la vente de gâteaux et de boissons cela nous est impossible dans un bar.

Il nous reste deux possibilités : notre local et le partage d'un gymnase.

Pour moi, je serais plus favorable avec le partage du gymnase ! Au moins il y aura du monde et on pourrait faire une carte au trésor aussi en rapport avec l'autre club
De quel gymnase s'agit il ?

barakajouer a écrit:

De quel gymnase s'agit il ?

Aucun pour l'instant.
J'ai appelé le Service des sports qui m'a renvoyé au service de la vie associative qui ne m'a pas répondu.

Le soucis des gymnases est qu'ils sont vraiment loin du centre...
Je connais trois gymnases à Rambouillet :

• Gymnase Catherine de Vivonne
  Adresse : Rue de Clairefontaine
  A 30 minutes à pied du centre
  
• Gymnase de la Louvière
  Adresse : 48, rue du Muguet
  A 20 minutes à pied du centre
  
• Gymnase du Racinay
  Adresse : 81, rue d’Arbouville
  A 15-20 minutes à pied du centre
  

Imo, le local de l'asso est loin de tout aussi. Faut savoir qu'il y a quelque chose de ce coté là.
Au pire, y'a pas moyen de choper quelques Pergolas, des tables/chaises et de ce mettre sur un bout de trottoir en centre ville ?

Le 5 décembre ? Il va faire un peu froid.
C'est bien (s'il ne pleut pas) pour une course d'orientation avec des jeux debout mais pour des jeux assis autour d'une table, j'ai un peu peur.

Le local en effet est loin aussi mais au moins il est prêt de l'église (c'est pas mal pour une chasse aux trésors)

Tuska a écrit:

Le local en effet est loin aussi mais au moins il est près de l'église (c'est pas mal pour une chasse aux trésors)

C'est pas mal aussi pour allumer un cierge pour le beau temps....

...pas taper, pas taper....

danlegr a écrit:

allumer un cierge pour le beau temps....

J'y penserais : je crois qu'il n'y a que ça à faire >_<
Mais si on allume trop de cierges on va créer un réchauffement climatique !

ha oui, je suis con... j'avais oublié que c'était début décembre... pas glop comme saison pour rester dehors.

Dantés a écrit:

ha oui, je suis con...

Mais non, tu n'es pas le seul à faire la boulette

Pour la salle, j'ai eu le Service de la Vie Associative au téléphone.
Tant qu'ils n'ont pas toutes les fiches ils ne peuvent pas décider de nous prêter une salle ou un gymnase.
Donc sur la fiche qu'on leur rend on va marquer l'espace dont on a besoin et surtout les horaires et nous auront une réponse définitive sur notre lieux le 30 octobre.

Ce qui nous laisse ensuite juste un mois pour organiser la course d'orientation. Il va falloir des volontaires !
Je pense qu'il faudra au minimum se bloquer une journée d'octobre pour organiser les itinéraires.
Je suis volontaire pour cette organisation, quelqu'un d'autre ?

Les principaux points abordés :

• La feuille d'engagement
  
• Les subventions
  
• Le remboursements des frais
  

Mercredi dernier, nous avons rendu la feuille d'engagement au Téléthon 2009 en y stipulant :

Feuille d'engagement a écrit:

Date : 05/12/09
Horaire : 14h-19h

Lieu de l'animation souhaité :
Un espace de plus de 40m². (C'est à dire plus grand que notre local)
Soit une salle proche du centre ville soit en partage de gymnase.

Description de l'animation :
Salle de Jeux : De diverses jeux de sociétés pour tout âge seront proposés avec quelques tournois.
Buvette : Vente de Boissons et Gâteaux.
Chasse aux Trésors : Une courte d'orientation sera lancée à 14h de la Place Félix Faure pour une arrivée vers 15h30 à la Salle de Jeux. Les participants devront résoudre des énigmes les menant à des points rencontre où les attendrons des Défis Jeux avec les autres équipes. L'équipe remportant le plus de point à la fin de la course gagnera le trésor.

Demande de matériel :
Une urne.
Une dizaine de tables.
Une trentaine de chaises.

Lors de le réunion plusieurs questions ont été abordées dont l'une des principales était d'éventuels sponsors. Il a été décidé, presque à l'unanimité, que chaque association fera sa liste de demandes auprès de la Vie Associative qui démarchera ensuite les magasins puis nous communiquera où nous pourrons aller chercher nos biens.
Il nous faut donc au plus vite déterminer ce que nous voulons demander.

Nous avons appris qu'à la fin du Téléthon nous pourrons récupérer 10% des recettes pour rembourser nos frais.
(Ici, il faut faire la déduction entre recettes et dons : une personne nous achète une part de gâteaux -nous avons dépensé quelque chose pour faire le gâteau- c'est une recette; une personne profite d'un service qui ne nous coûte rien, c'est un don.)
Comme nous allons vendre des tickets qui permettrons aussi bien de jouer que d'acheter des boissons ou gâteaux et que les participants à la Chasse aux Trésors gagneront quelque chose, tout les sous que nous toucherons feront parti des recettes. Sauf si une personne glisse une chéque à l'ordre de l'AFM Téléthon dans l'urne.



Conclusion : Choses à Faire
La prochaine réunion se passera début novembre et ciblera la gestion des sous (Sophiiiiiiiiiiiiie) et la publicité.

Dés lors nous devons faire la liste de nos besoins. Pour l'instant j'ai noté :

• Une trentaine de ballons Téléthon (fournis par la Mairie) et donc une bombonne d'hélium,
  
• Des lots pour la Chasse aux Trésors et pour les tournois,
  
• Des boissons : sodas, thé, café, jus de fruits.

Même si nous n'avons pas encore l'arrivée pour la Chasse aux Trésors, nous pouvons déjà organiser la première moitié du circuit, je suis donc toujours en attente de volontaires pour m'accompagner

Esr-ce que quelqu'un a une thermos de compèt' pour assurer une bonne réserve de café à la buvette? Est-ce qu'on peut éventuellement envisager une réquisition de Senseo avec tout plein de capsules

J'ai l'impression que l'obtention d'un local conditionne le tout. Est-on sûrs à l'heure actuelle d'avoir un local pour la Téléthon? (sinon ça risque d'être vite vu...).

J'aurais bien voulu participer à la conception du jeu de pistes, mais je réalise que c'est pas évident vu mon éloignement de Rambouillet...

Concernant le local dans le cas d'urgence nous disposerons du notre.

Par contre il faudra m'éclaircir le système des 10% de recettes.
Si on achète des canettes, qu'on les revends, pourquoi on en toucherai que 10% ?

barakajouer a écrit:

Par contre il faudra m'éclaircir le système des 10% de recettes.
Si on achète des canettes, qu'on les revends, pourquoi on en toucherai que 10% ?

C'est vrai que vu sous cet angle, on a l'impression de perdre de l'argent. A nous de faire en sorte que les autres activités payantes amortissent ce qu'on perd sur la buvette.

C'est clair qu'on ne va pas vendre des canettes dix fois leur prix, juste pour revenir sur notre investissement.

On aura un local c'est sur, mais on ne sait pas lequel, c'est tout.

Pour les recettes, c'est comme ça.
C'est pour ça qu'il faut bien gérer la chose et que j'ai abandonné l'idée de vendre des canettes : nous vendrons des verres de boissons.
Avec Thomas nous avons réfléchi à comment ne pas perdre de l'argent et en fait il faudra fonctionner de cette façon : nous achetons un pack de bouteille de Coca : 9€ pour 9L donc ça nous fait du 1€ le litre. Si nous vendons des verres de 20cl pour ne pas être déficitaire il nous faudrait le revendre à 2€ !!!
C'est totalement stupide !!!
Alors soit je n'ai pas compris quelque chose, soit c'est vraiment une arnaque.


Yves pour organiser un peu la course d'orientation il suffirait de se dire que (par exemple) après la soirée du 16 octobre, tu restes dormir sur Rambouillet et on fait ça le samedi aprèm. Enfin je ne t'oblige en rien hein ! Je montre juste une solution ^^

Tuska a écrit:

tu restes dormir sur Rambouillet

hum... Proposition indécente ?

Pour la vente des boissons, je pense que l'organisation du Telethon compte ca comme dont de la part des personnes s'occupant des animations.
C'est une arnaque, mais ca leur évite de gérer ce genre de choses. Je pense aussi qu'il faudrait mieu laisser l'idee de ventre des choses a manger/boires.
Ca fera une contrainte de moin a gerer pour nous.

Est-ce qu'on sera assez pour gerer la course d'orientation, pour tenir les divers jeux et pour vendre ?
Je demande ca, mais je n'ai pas la moindre idée de la fréquentation possible a cette manifestation.

Maintenant la Buvette est mentionnée sur la programme auprès de la Mairie et au pire ce ne sera que thé et café (parce que toute façon y a nous déjà ^^) et voir si les magasins nous donne des choses. Et sur les part de gâteau ce sera plus simple.

Sinon nous sommes une dizaine de sur donc 3 pour la Chasse, 1 pour la buvette, et 6 pour les animations en salle, c'est déjà suffisant. (Sachant que tout le monde tournera sur les postes hein ^^)
Après plus on est de fou plus on rit !

Il nous est impossible de savoir quelle fréquentation il y aura malheureusement.

Dantés a écrit:

hum... Proposition indécente ?

P.S. : Je t'invite aussi à rester dormir sur Rambouillet ^^

Oui rappelons le but premier est le TELETHON mais d'abord de NOUS AMUSER !!!

Pour les boissons, je propose : amener de la limonade, de l'eau , du lait et des sirops !! Ainsi, un petit diabolo peut sans doute etre moins cher que le coca ? Non ??

Pour les soussous ... Il faut que l'on donne un budget max ??

je suis carrément d'accord pour l'idée des sirops...en plus si les bouteilles ne sont pas terminées à la fin du Téléthon c'est réutilisable, ce sera de toute façon moins cher que le coca et autres sodas

pour la fabrication de gâteaux...je ne trouve pas ça très contraignant !